Correo electrónico: archivo_judicial@poder-judicial.go.cr
Unidades de Acopio y Remesado, Procesos Técnicos, Procesos Administrativos y Selección y Eliminación de Documentos.
Depende del propósito si son para remesar, préstamo o en condición de activo.
Pendiente de trámite en una oficina o despacho judicial cuya carátula se encuentra remesada en Archivo Judicial.
Los expedientes en condición de agregado no se realizan en los despachos judiciales a partir del año 2015 por disposiciones internas del Archivo Judicial.
Depende del propósito si son para remesar, préstamo o en condición de activo.
Para los expedientes en condición de activos y archivados se utilizan las plantillas A-1. Se devuelve complementada al correo Archivo Judicial-Activos y Agregados (Unidad de Acopio y Remesado). Para los expedientes en condición de prestados se utiliza la plantilla A-1. Se devuelve complementada al correo Archivo Judicial-Devoluciones (Unidad de Procesos Administrativos).
Los expedientes se transfieren de acuerdo a las prioridades institucionales (Circulares del Consejo Superior y o/ Dirección Ejecutiva).
Se solicitan a las Administraciones Regionales o al Departamento de Proveeduría del Poder Judicial.
Se solicita plantilla R-1 a Unidad de Acopio y Remesado y en esa Unidad se indica cómo se procede.
Debido a limitaciones de espacio físico, se están asignando remesas para cada 5 paquetes (30 centímetros de alto) independientemente del número de archivos o expedientes. No obstante, consultas adicionales se realizan al teléfono 22671548 ó 2267-1552.
Depende del objetivo del remesado. Si son para eliminar, se solicitan "acta", procedimientos y tabla de plazos a Unidad de Selección y Eliminación extensión 22671553. Si son expedientes de nuevo ingreso u otros tipos documentales, se solicitan plantilla R-1 a Unidad de Acopio y Remesado extensión 2267-1548 ó 22671552.
Se puede consultar al teléfono 22671552 ó 22671549 para verificar si el expediente fue cancelado y ubicado en el depósito documental.
Se utiliza una plantilla general la cual el encargado (a) de remesado de la Oficina o Despacho Judicial puede solicitar a la Unidad de Acopio y Remesado teléfono 2267-1548 ó 2267-1552.
Se remite correo solicitando la capacitación al encargado (a) al teléfono 2267-1548 ó 22671552. O al correo oficial del Archivo Judicial.
Para este caso, lo que procede es la sustitución de la misma así como buscar en la Intranet Judicial si el expediente se encuentra remesado y en cuál condición se encuentra (activo-prestado ó archivado).
Es el proceso mediante el cual se revisan y clasifican los diferentes tipos documentales, aplicando los criterios legales en las distintas tablas de plazos para determinar si estos son susceptibles de eliminación ó se deben conservar como muestras.
Son aquellos documentos que genera la institución; tales como expedientes, documentación administrativa y documentos base.
Gracias a la aplicación del 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial, el Archivo Judicial tiene la facultad para ordenar la destrucción o el reciclaje de los diferentes tipos documentales. Ley General de Control Interno N° 8292. Artículo N° 16, entre otras.
El Consejo Superior y la Ley de Control Interno nos indican que la responsabilidad de velar por el cumplimiento correcto del proceso de selección y eliminación es de los Jueces de cada despacho.
Se debe respaldar la información de los documentos que sean susceptibles de eliminación, para brindar a la persona usuaria el estado actual de los mismos.
Es el parámetro legal mediante el cual se crea un periodo de conservación dependiendo del estado del proceso de los distintos asuntos que tienen los tipos documentales de la institución.
Se crean por medio de la Comisión Institucional de Selección y Eliminación.
Es el documento oficial donde se indican las remesas, los expedientes o documentos, paquetes, años y asuntos que se pueden eliminar. Las remesas las asigna el Archivo Judicial.
Este documento se debe publicar mediante boletín judicial en la Imprenta Nacional para efectos de las partes interesadas. Se autoriza la eliminación ocho días hábiles posteriores a la primera publicación.
El Archivo Judicial mediante correo electrónico envía el aviso de autorización de la eliminación de los tipos documentales, que se indicaron en el acta.
El Archivo Judicial mediante correo electrónico envía el aviso de autorización de la eliminación de los tipos documentales, que se indicaron en el acta.
Son aquellos expedientes que no se pueden eliminar por que cumplen con los siguientes parámetros:
Son aquellos expedientes o documentos que no cumplan con las disposiciones establecidas para su eliminación como lo ordenan las tablas de plazos de conservación. También se debe determinar la muestra por medio de un porcentaje el cual es el 1% por año, el cual se puede seleccionar al azar.
Estas se deben rotular con los números de remesa que se asignan en el acta de eliminación. Se deben cumplir los requerimientos que dispone la Unidad de Acopio y Remesado del Archivo Judicial.
Finaliza con la entrega del acta física en el Archivo judicial, con sus respectivas firmas y sellos.
Si el expediente completo es según la cantidad de expedientes que estén adelante y del tamaño del expediente y si las certificaciones que son solo la sentencia se dan el mismo día.
Alrededor de 15 a 20 minutos por constancia.
No se realizan levantamientos porque este es una instancia administrativa en donde solo se custodian los expedientes, el cual no tenemos un juez, ni tampoco tramitadores para resolver.
Las partes que están involucradas en el expediente, personas autorizadas por un abogado y abogados.
Las personas autorizadas y a quienes autoricen las partes en su momento de consulta.