C.I.S.E.D

Reseña

Comisión Interinstitucional para la Selección
y Eliminación de Documentos CISED

La Comisión Interinstitucional para la selección y eliminación de documentos (CISED), nace por disposición legal, según se establece en la Ley Nº 7202, del Sistema Nacional de Archivos, que en su artículo 138 dispone:

“Artículo 138 -Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes estos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre estos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de Administración Publica, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.”

Por otra parte, para el Poder Judicial específicamente, rige lo dispuesto en el artículo 47 bis, de su Ley Orgánica, que dispone:

“Artículo 47 bis. – La corte Suprema de Justicia podrá ordenar la destrucción o el reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro, que no tengan interés histórico, o cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable de conservación. Al efecto se publicarán las listas de expedientes por destruir en el Boletín Judicial. Dentro del plazo de ocho días hábiles luego de la primera publicación, el Archivo Nacional podrá solicitar los expedientes que estime pertinentes. Las partes también podrán solicitar la devolución de los documentos aportados, certificación integral o parcial del expediente, o la entrega del expediente original, salvo materia penal. (Así adicionado mediante Ley Nº 7728 de 15 de diciembre de 1997).”

Procedimiento para realizar las eliminaciones de expedientes y otros documentos

Partiendo del hecho que las tablas de plazos de conservación de documentos permiten, mantienen un flujo documental controlado y eficiente en la institución, la Comisión (CISED) coordina y dirige los talleres de especialistas en cada materia a seleccionar con el fin de definir los parámetros legales y administrativos que regirán la conservación de los expedientes y demás documentos que produce el Poder Judicial.

A continuación, se presenta el procedimiento para la selección y eliminación de expedientes judiciales:

1.     Existencia de las tablas de plazos de conservación, confeccionadas y aprobadas por el grupo de especialistas en la materia. El grupo de especialistas por materia, lo define la Comisión Institucional para la selección y eliminación de documentos (CISED).
2.     Acuerdo de la Comisión (CISED) que así lo recomiende al Consejo Superior.
3.     Acuerdo del Consejo Superior con la aprobación de la tabla de plazos específica.
4.     Preparación de las actas de eliminación de expedientes y otros documentos. El Archivo Judicial asesorará para la elaboración del acta eliminación.
5.     Publicación de aviso de eliminación de los expedientes u otros documentos en el Boletín Judicial (tres veces consecutivas).
6.     Comunicación al despacho u oficina, ocho días después de la primera publicación, sobre la autorización de proceder con la eliminación de los expedientes u otros documentos. La destrucción del material, será realizado en coordinación con la empresa designada para el reciclaje de los expedientes y otros documentos.
7.     El acta de eliminación la firmará quien dirija el despacho u oficina judicial y dos testigos que este designe.
8.     Las actas de eliminación deberán conservarse en la oficina de origen y en el Archivo Judicial como respaldo ante futuras consultas.